technologie

Virtueel forensen en Focus Time: kantoorsoftware helpt de thuiswerker los te komen van het werk

Nu thuiswerken lijkt te blijven, ontwikkelen Microsoft en Google, de grootste leveranciers van kantoorsoftware, functies die moeten voorkomen dat je de hele dag maar doorgaat.

null Beeld Veerle Frissen
Beeld Veerle Frissen

Als er een bedrijfstak is die profiteert van al het thuiswerken, dan zijn het de aanbieders van kantoorsoftware voor mail, agenda’s, videobellen, tekstverwerken en dataopslag. Stond je virtuele werkplek al in een omgeving van waarschijnlijk Microsoft 365 of Google Workspace (voorheen GSuite), ruim een jaar geleden werd het hele kantoor voor velen virtueel.

In een enorm tempo bouwde zowel Microsoft als Google onder druk van die nieuwe werkelijkheid nieuwe features in hun pakketten, op de hielen gezeten door concurrerende diensten. Slack bijvoorbeeld is een werkomgeving gebouwd rond chatten en andere vormen van communicatie, en kiest de weg van zo veel mogelijk integratie met diensten van andere partijen, zoals Google Documenten en de planningstool Trello. Daar zit brood in: Slack werd eind vorig jaar voor 27,7 miljard dollar overgenomen door Salesforce.

Hybride werken

Door de corona-epidemie is het thuiswerken, dat sporadisch al gebeurde, snel toegenomen. Werkgevers die er niet erg happig op waren, zagen dat mensen thuis net zo productief kunnen zijn, en het scheelt een hoop reiskosten en files. Verwacht wordt dat, ook als we straks weer naar kantoor mogen, een deel van de werknemers hybride zal blijven werken, dus een deel van de week thuis, een deel van de week op kantoor.

Van de HR-afdelingen van 130 bedrijven die marktonderzoeker Gartner in de VS ondervroeg, vindt 90 procent het in elk geval geen probleem als er thuis gewerkt wordt zodra de coronamaatregelen niet meer van kracht zijn. Kantoormedewerkers zeggen in de Nationale Enquête Arbeidsomstandigheden al dubbel zoveel thuis te werken als voor de coronacrisis. In verschillende onderzoeken zeggen werknemers dat ook graag te willen, en nu.nl onderzocht onlangs cao’s: in 1 op de 3 komt thuiswerken als arbeidsvoorwaarde voor.

Dat betekent, in elk geval nog even, dat huis en kantoor in elkaar zullen overlopen. Dat heeft als risico dat je vrijwel altijd op kantoor en aan het werk bent. En al dat videobellen en communiceren per mail of chatprogramma’s is soms ronduit vermoeiend – de coronacrisis heeft ons ook het woord ‘Zoom fatigue’ opgeleverd, zoommoeheid, genoemd naar videobeldienst Zoom.

Microsoft en Google zien dat ook – al is het maar aan hun eigen werknemers. In recente updates of aankondigingen daarvan spelen de makers van kantoorsoftware daarop in. In hun programma’s bouwen ze mogelijkheden in om af en toe van werk los te komen, tijd efficiënter in te delen en vermoeidheid te voorkomen. Want er bestaat echt zoiets als digitale overbelasting, zei hoofd van Microsoft 365 Jared Spataro onlangs, ‘en daar moet iets aan veranderen’.

Virtueel forensen

Een in het oog springend gemis aan thuiswerken, vindt althans Microsoft, is het ontbreken van reistijd. In de laatste update van Microsoft Teams kun je virtueel forensen, eigenlijk een soort dagsluiting waarin je nog openstaande taken afvinkt en een korte blik werpt op afspraken van morgen, zoals wat je wanneer bespreekt en met wie. Tenslotte kun je vertellen hoe je je voelt, informatie die je volgens Microsoft in staat stelt ‘patronen te herkennen over je eigen welzijn’. Die informatie blijft privé, belooft het bedrijf. Met de laatste update stelt Teams je ook in staat om complimenten uit te delen aan collega’s.

Veel vergaderingen en andere afspraken worden standaard ingepland voor de duur van een uur. En zoals dat gaat met standaardinstellingen, passen veel mensen die niet aan. Gevolg: veel bijeenkomsten duren ook een uur als dat niet nodig is. En je loopt het risico dat een dag snel wordt volgepland met allerlei afspraken van een uur achter elkaar.

Outlook, de plek waar e-mail en agenda zijn samengebracht in Microsoft 365, geeft individuele gebruikers de mogelijkheid de standaardduur van een afspraak te verkorten met een vast aantal minuten, zodat je niet automatisch van de ene de andere afspraak in rolt. Bedrijven die gebruikmaken van het Microsoft-pakket kunnen dat voor de hele organisatie doen, zodat elke werknemer die een afspraak inplant van een uur er een pauze tussen andere afspraken bij krijgt van bijvoorbeeld een kwartier.

Focus Time

Google Workspace, sinds oktober de naam van alle diensten van Google voor het (virtuele) kantoor, kondigde in maart een update aan waarmee het zo veel mogelijk de kloof wil dichten tussen mensen die met elkaar op kantoor werken en ‘ergens anders’. Google ziet aan het gebruik van de agenda (en aan de eigen werknemers) dat thuiswerken betekent dat een dag van een uur of acht achter elkaar steeds minder voorkomt. Mensen werken meer in vaste blokken. In Google Calendar kun je daarom out-of-officemeldingen invoeren die je laat herhalen op vaste tijdstippen.

Ook kondigde Google Time Insights aan, dat bijhoudt hoeveel tijd je besteedt aan vergaderingen met één iemand, met meerdere personen, of aan Focus Time. Ook dat is iets nieuws: je reserveert in je eigen agenda tijd voor iets waarbij je niet gestoord wilt worden. Tijdens zo’n ‘focus time’-periode krijg je geen meldingen van andere diensten van Google, zoals van nieuwe mails. In Workspace kun je ook je locatie doorgeven, zodat collega’s in een andere tijdzone weten of je wakker bent of niet. En Google ook, dat belooft je geen meldingen te sturen in wat voor jou op dat moment nacht is.

De bedrijven die software maken waarmee je elke werkdag werkt, doen daarmee iets dat tegengesteld lijkt aan hun belang. Ze bouwen functies in die ertoe moeten leiden dat je thuis niet de hele tijd aan het werk bent. Nu nog een deur van een kantoor om achter je dicht te kunnen trekken.