slimmer werken

‘Zorg ervoor dat het nemen van pauzes net zo’n gewoonte wordt als tandenpoetsen’

null Beeld Sophia Twigt
Beeld Sophia Twigt

Op kantoor en zeker thuis stikt het van de potentiële afleiders. Je telefoon, videovergaderingen, de hond... hé, een nieuw berichtje! Geconcentreerd werken, hoe word je daar beter in?

Concentratie, het blijft een heikel punt voor de meeste kenniswerkers. Was de schuldige van het onvermogen tot concentreren eerst de lawaaierige kantoortuin, tijdens het thuiswerken zijn alle Slackberichten, videobesprekingen en mails de boosdoeners. Velen van ons laten zich maar al te gauw afleiden door al die externe prikkels. En dat terwijl de kunst om je te kunnen concentreren de kernwaarde is om succes te oogsten.

Althans, dat is wat Cal Newport betoogt in zijn internationaal vermaarde boek Deep Work: Rules for Focused Success in a Distracted World. De auteur annex computerwetenschapper maakt onderscheid in ‘diep werk’ (deep work) dat het uiterste van je cognitieve vaardigheden vraagt en in geconcentreerde toestand zonder afleiding moet worden uitgevoerd, en het tegenovergestelde hiervan: ‘oppervlakkig werk’ (shallow work).

Helaas zijn de meeste mensen het grootste gedeelte van de dag bezig met die laatste categorie, stelt Newport. Het is zaak dat we vaker ‘diep werk’ gaan verrichten. Maar hoe komen we in de staat van opperste concentratie die dit ‘diepe werk’ vereist?

Om maar meteen een illusie uit de weg te ruimen: daar is geen eenduidige handleiding voor. Ieder persoon is anders en heeft andere piekmomenten, aldus Newport.

Anders dan veel andere ‘productiviteitsgoeroes’ is de methode die Newport predikt niet al te rigide. Hij stelt voor je dag op te delen in blokken, een duidelijk plan voor je dag te maken en hierbij ook rekening te houden met onverwachte gebeurtenissen die onvermijdelijk tussendoor komen. Krijg je een taak niet af? Dan schuif je die door naar de volgende dag.

Cognitieve psychologie

Stefan van der Stigchel, hoogleraar cognitieve psychologie en auteur van onder meer de boeken Grip op je aandacht en Concentratie, kan zich grotendeels vinden in de beweringen van Newport. Wat het beste moment is om cognitief veeleisend werk te verrichten verschilt per persoon en ook per omstandigheid, onderstreept Van der Stigchel.

‘In veel productiviteitsboeken zeggen ze dat je ’s ochtends met de moeilijkste klussen moet beginnen − eat that frog − maar dat is onzin. Iedereen heeft andere piekmomenten en de omstandigheden verschillen. Heb je bijvoorbeeld een nacht slecht geslapen, dan is ’s ochtends wellicht niet het beste moment.’

Wat wél bewezen effectief is, is een opstart- en afsluitritueel in je werkdag. Een wandeling aan het begin van je dag kan zo’n ritueel zijn. ‘Je maakt op die manier een duidelijke transitie van privé naar werk’, legt Van der Stigchel uit, ‘waardoor je makkelijker in een werkmodus komt.’

Een ritueel helpt je ook om je werk aan het einde van de dag weer af te sluiten, zeggen de concentratiedeskundigen. Van der Stigchel: ‘Bekijk aan het eind van de dag welke taken je hebt verricht en waar je niet aan toe bent gekomen, maak nog wat laatste notities, kleed je misschien zelfs om en ruim je spullen op. Neem hier echt even de tijd voor, zodat je niet nog in een workflow zit als bijvoorbeeld de kinderen op je af rennen.’

Ook tussen het switchen van taken moet je dit soort gebruiken inbouwen. Dat het belangrijk is zo nu en dan pauze te houden en afstand te nemen van je computer, is niets nieuws. Toch zijn we − hoe contraproductief ook − geneigd om pauzes tijdens drukke werkdagen als eerste te skippen.

‘Zorg er daarom voor dat het nemen van pauzes net zo’n gewoonte wordt als tandenpoetsen’, adviseert Van der Stigchel. Daarnaast moet je je strikt houden aan de pauze-afspraken die je met jezelf hebt gemaakt. ‘Als een meeting uitloopt, terwijl je een pauze hebt gepland, zeg je: ik moet naar mijn volgende afspraak. Dat het gaat om een afspraak met jezelf, doet er niet toe.’

Concentratiegoeroes

Volgens Newport worden mensen die in staat zijn ‘diep werk’ te verrichten uiteindelijk de ‘supersterren’ van de maatschappij, maar dat vindt Van der Stigchel te ver gaan. ‘Iedereen doet er toe’, zegt hij. ‘Iemand met adhd kan zich bijvoorbeeld niet goed concentreren, maar heeft wel een hoge energie, kan razendsnel beslissingen nemen en creatieve ideeën bedenken. In een team heb je een goede mix nodig en moet je individuele verschillen juist vieren.’

We kunnen dan ook niet allemaal concentratiegoeroes worden, zegt Van der Stigchel. ‘Dat ben ik zelf ook niet. Maar we kunnen er wel beter in worden. Straf jezelf dus niet af als niet alle concentratietips voor je werken. Als je een aantal tips kunt inpassen in je werkende leven is dat al mooi.’

Iedereen heeft een zwakke plek

‘We kunnen niet allemaal concentratiegoeroes worden’, zegt Van der Stigchel, ‘ikzelf ben dat ook niet’. Als ik hem mail voor dit interview, reageert hij 7 minuten later. ‘Ik heb geen sociale media, dus daardoor kan ik me niet laten afleiden, maar mail is mijn zwakke plek. Ik vind het gewoon ontzettend leuk. Als ik een leuk mailtje binnen krijg, wil ik daar direct op reageren. Ik doe veel dingen goed, maar bij e-mail ga ik de mist in. Daarom zeg ik ook: je hoeft niet alle tips toe te passen. Als je er een paar in je werkende leven kunt voegen, is dat al mooi.’

Slimmer werken

Helpen zelfhulpboeken om efficiënter te werken? Wat zijn de handigste vergadermethodes? En helpt een ochtendroutine om meer uit je dag te halen? In samenwerking met Intermediair geven we een maand lang tips om slimmer te werken. Bekijk alle artikelen op volkskrant.nl/slimmerwerken of intermediair.nl/slimmerwerken.

Meer over