slimmer werkenbeter plannen

De opmars van de papieren planner tekent de groeiende behoefte aan overzicht

null Beeld Matteo Bal
Beeld Matteo Bal

De klassieke agenda heeft concurrentie gekregen. De papieren planner belooft nóg meer overzicht en productiviteit. Wat is een planner en hoe maak je er gebruik van?

Wat is het verschil tussen een planner en een agenda?

De planner lijkt op een agenda, maar biedt naast het noteren van afspraken ook ruimte voor to-do-lijstjes, notities, persoonlijke doelstellingen, maaltijdplanning en reflectie. Veel planners zijn bovendien ongedateerd waardoor je kunt beginnen wanneer je wilt. De planner is vaak mooi vormgegeven, met een dikke kaft. Ze zijn doorgaans duurder dan een agenda, beginnend bij 20 euro.

Verkoopcijfers zijn lastig vast te stellen omdat planners door uitgeverijen in verschillende boekcategorieën zijn ondergebracht. Het aanbod groeit, bevestigen verkopers. De opmars van de papieren planner kan worden verklaard vanuit een toenemende behoefte aan overzicht en zingeving in een tijd waarin mensen de druk ervaren om altijd online te zijn.

Planners beloven structuur zodat je meer gedaan krijgt. Is daar bewijs voor?

Een planner bijhouden is eigenlijk een vorm van timemanagement. Uit onderzoek blijkt dat timemanagement niet zozeer leidt tot betere prestaties, maar dat het vooral stress vermindert, vertelt Wendelien van Eerde, universitair hoofddocent bij de Amsterdam Business School van de Universiteit van Amsterdam.

‘Het heeft alles te maken met gevoelens van controle. Door een planner te gebruiken heb je een goed overzicht van wat er moet gebeuren. Je krijgt gevoelsmatig meer grip op je tijd. In theorie zou je hierdoor efficiënter kunnen werken.’

Hoewel er in veel zelfhulpboeken wordt beweerd dat je met zo’n planner ook productiever wordt, is daar geen keihard wetenschappelijk bewijs voor. Van Eerde: ‘Een planner is een instrument om werk gedaan te krijgen. Het ligt er maar net aan of je die taken ook daadwerkelijk uitvoert.’

Hoe haal ik het meeste uit mijn planner?

‘Je kunt alle planners van de wereld kopen maar als je geen oplossing bedenkt voor de voortdurende interrupties door je mobiele telefoon en e-mail, zal het niet werken’, zegt neuropsychiater Theo Compernolle, auteur van het boek Ontketen je brein.

Zijn oplossing? Werk in blokken en noteer die duidelijk in je planner. ‘Bescherm het breinwerk waarbij je echt moet nadenken. Block elke dag minstens twee keer 45 minuten om ongestoord te werken aan dat belangrijke rapport. Bij voorkeur in de ochtend. Dan ben je fris want je archiverend brein heeft de hele nacht voor je gewerkt toen je sliep.’

Reserveer ook blokken in je planner voor het beantwoorden van mails, zegt Theo Compernolle. Bijvoorbeeld vier keer per dag een half uur. Shitklusjes, zoals printerpapier bestellen, horen ook thuis in een apart blok. ‘Doe die eens per week allemaal in één keer, dan houd je er een goed gevoel aan over.’

Welke planner past bij mij?

Sommige planners lijken bijna op een cursus, met bladzijden vol wijsheden bij het structureren van je dag, en tips om ontspanning te vinden.

Ben je op zoek naar een manier om je dromen te bereiken en kun je wel wat aanmoediging gebruiken? De Purpuz Planner biedt een dagreflectie waarbij je stilstaat bij wat er goed ging en wat beter kan, plus een methode om je dromen te visualiseren.

Wil je een duidelijk overzicht krijgen van je doelen zonder poespas? Dan zijn de planners van Structuurjunkie handig. Je brengt je taken direct onder op een bepaalde tijd van de dag en kunt wekelijks ook je werkdoel, privédoel en geluksmomenten noteren.

Leidt al dat geplan en geschrijf niet tot nog meer stress?

Hoewel de planners met hun kleurtjes er gezellig uitzien, kunnen ze confronterend zijn: je ziet duidelijk welke taken je níet hebt volbracht. Wendelien van Eerde weet uit haar onderzoek naar uitstelgedrag en timemanagement dat het voor mensen bijna altijd tegenvalt wat ze op een dag gedaan krijgen. ‘Noteer eens elke 10 minuten wat je precies uitvoert. Het is minder dan je denkt.’

Deze vorm van overschatting is ook functioneel: hierdoor maken we plannen en gaan we aan de slag. Van Eerde: ‘Het gaat erom hoe je omgaat met de teleurstelling dat je niet alles hebt afgekregen. Erg streng zijn werkt niet op de lange termijn. Wees voor jezelf een vriendelijke ouder die je weer moed inpraat.’

Met het opschrijven van een taak heb je natuurlijk nog geen écht werk verzet. Creëer je daarmee niet een soort illusie van controle?

Volgens deskundigen heeft het opschrijven van taken wel degelijk een functie, of je ze nou uitvoert of niet. ‘Het onthouden van veel taken vormt een grote belasting voor de hersenen en dat geeft stress. Schrijf je een taak op, dan zit het niet meer in je hoofd. In therapie wordt dit ‘van-je-afschrijven’ ook veel gebruikt’, aldus Van Eerde. Nog een voordeel: door je plannen met de hand op te schrijven kun je ze beter onthouden.

Hoe voorkom je dat de planner een maand later in een lade eindigt?

Sociale druk helpt. Vind een maatje en deel je planning en doelstellingen, adviseert Theo Compernolle. ‘Op de Business School in Frankrijk waar ik werk zijn we hiermee gaan experimenteren. De buddy’s moeten elkaar wekelijks bellen om te vertellen welke vorderingen ze hebben gemaakt. ‘Je ziet vaak dat de avond voor het telefoontje de echte stappen pas worden gemaakt.’

Wéér je doelstelling niet gehaald: hoe ga je teleurstellingen tegen?

Volgens Van Eerde kan juist zo’n ‘faalmoment’ belangrijke inzichten bieden. ‘Het is een gezonde cyclus van timemanagement: je maakt een plan, je voert het uit en checkt steeds hoe het gaat en of de plannen moeten worden bijgesteld.’

De meeste planners bieden ruimte voor die reflectie. Op die manier bekeken is een planner niet zozeer de magische oplossing om meer gedaan te krijgen in minder tijd. Het is eerder een manier om je ideale werkwijze te ontdekken.

Meer over