Zeventigduizend brieven per dag

Op topdagen ontvangt de Belastingdienst zeventigduizend aangiften per dag. Ze worden niet door een mens gecontroleerd. Zelfs het openen van de enveloppen gebeurt machinaal....

Nog even strekt de ambtenaar zich uit en zucht vervolgens diep als hij kijkt naar de honderden aangiftebiljetten die op zijn bureau zijn gedeponeerd. Voorzichtig scheurt de inspecteur de blauwe enveloppen open met een briefopener om de formulieren te controleren op onvolkomenheden en bedrog.

Menig belastingbetaler denkt dat fiscusmedewerkers alle biljetten persoonlijk controleren. Maar de Belastingdienst, van de grootste klanten van TPG Post, gebruikt al jaren de computer voor de tijdrovende klus. Landen als China zijn buitengewoon gei¿nteresseerd in het geavanceerde systeem van de dienst, waarbij zelfs voor het openen van enveloppen nauwelijks personeel nodig is. Daar bespaart de dienst miljoenen mee.

Die besparing komt vanuit het zenuwcentrum van de fiscus in het stadshart van Heerlen. Bijna driekwart van de aangiften van inkomstenbelasting komt weliswaar digitaal binnen, maar nog steeds komen hier de komende maanden twee miljoen papieren formulieren binnen. Op topdagen betekent dat een dagelijkse levering van zeventigduizend brieven, die allemaal binnen dagdeel moeten zijn verwerkt.

In de kelder komen de busjes van de posterijen rond elf uur 's morgens aangereden. Van tevoren heeft TPG Post vanuit Den Bosch alvast via de fax gemeld hoeveel biljetten naar Heerlen komen vandaag. Zo kan de dienst inschatten hoeveel 'flexwerkers', ofwel uitzendkrachten, achter de machines moeten plaatsnemen.

'De fabriek van de Belastingdienst', noemt Jos Engelen, hoofd procesinrichting, de kelder. En inderdaad, de ruimte vol machines heeft meer weg van een papierfabriek dan van een kantoor waar financieel specialisten zich buigen over de duizenden aangiften. In de zaal, waar de deejay van radio 538 overal rondgalmt, hangt de lucht van olie in plaats van papier.

Het sorteerapparaat is de eerste stap in de verwerking van alle papieren. De machine, goed voor dertigduizend brieven per uur, sorteert de enveloppen. Als ze te dik zijn kunnen ze namelijk niet in de volgende serie machines. Nietjes en paperclips zijn helemaal uit den boze.

Dat de Belastingdienst niet bepaald populair is, valt bij de sorteermachine al op. De zeven uitzendkrachten die het apparaat bedienen komen soms rare zaken tegen. 'Tampons en gebruikt maandverband bijvoorbeeld', zegt flexwerker Theo grijnzend. 'Tja, en daar kan de Belastingdienst helaas niets mee.'

Nadat alle vreemde voorwerpen eruit zijn gehaald, gaan de dunne enveloppen in de snijmachine, die slechts door medewerker wordt bemand. Vier jaar geleden werden alle enveloppen nog geopend op de regionale belastingkantoren. 'Je moet eens bedenken hoeveel medewerkers we toen nog nodig hadden', aldus procesmanager Engelen.

Nu komen de gevreesde blauwe enveloppen langs mesjes die drie kanten van het omhulsel opensnijden. Met een grijparm worden de biljetten er vervolgens uitgehaald. Wat overblijft zijn kratten vol formulieren die doorgaans met een handschrift vol hanenpoten zijn ingevuld.

In een apart zaaltje staat een uitzendkracht alleen achter de ontvouwmachine. De trots van Engelen, die beweert dat de dienst met het ontwerpen van dit apparaat 'een primeur van wereldformaat' heeft. Het apparaat moet alle papieren weer in oorspronkelijke staat rechttrekken, anders passen ze niet onder de scanner.

Van die laatste apparaten staan er tien op de tweede verdieping, elk kan zo'n vijfduizend formulierenper uur verwerken. Vanaf daar verdwijnen de papieren aangiften zowel in Heerlen als in Apeldoorn in het kilometerslange papieren archief van de Belastingdienst, dat overigens een doorn in het oog is van Engelen.

De fiscus is verplicht om een biljet jarenlang te bewaren, terwijl deze volgens hem nooit meer uit het archief komt. De dienst bepleit een digitaal archief, maar moet daar juridisch toestemming voor krijgen. 'Over twee jaar hebben we dat rond, dan kunnen we eindelijkvan het fysieke archief af.'

Na het scannen worden de formulieren digitaal verzonden naar Apeldoorn. Daar ligt het automatiseringscentrum van de fiscus. Per computer wordt er een rekenprogramma losgelaten op de aangiften, die de voorlopige aanslag berekent. In een later stadium worden gegevens gecontroleerd via contra-informatie van bijvoorbeeld banken.

'Bijna feilloos', noemt Engelen het systeem. Ook al klaagt een grote groep belastingplichtigen over foute aanmaningen en verkeerde berekeningen. 'Dat komt niet door ons', verdedigt hij. 'Regiokantoren sturen aanmaningen.' Het systeem werkt volgens hem zo effectief dat andere overheidsinstellingen er ook gebruik van kunnen maken. 'Denk maar aan de nieuwe huurtoeslagformulieren die er nog aankomen.'

De 'belastingfabriek' moet wel kijken naar andere klanten, zeker nu het papieren formulier steeds vaker plaats maakt voor de digitale variant. Ondernemers zijn vanaf 2005 zelfs verplicht om bij de fiscus digitaal aangifte te doen en ook particulieren vinden steeds vaker hun weg op de computer. 'Het einde van papier komt steeds dichterbij, maar voorlopig draaien we hier nog wel een paar jaar.'

Meer over