Beschouwing

Met ‘Omtzigt, functie elders’ was 2021 ook het jaar van de notulist. Hoeveel de macht heeft deze stille branche?

Wie zijn de discrete mannen en vrouwen op het Binnenhof die precies vastleggen wat politici hebben gezegd? En hoe is het gesteld met de ‘geheime notulistenmacht’, als woorden een politicus maken of breken?

Olaf Tempelman

Een blunderende lichttechnicus richt midden in een toneelstuk de schijnwerpers op de coulissen. In plaats van naar de hoofdrolspelers, kijkt de hele zaal per ongeluk naar een toneelassistent of een microfoontechnicus. Vooral in theaters in minder degelijke landen gebeurt dat weleens. Op de gezichten van die mensen die dan per ongeluk in de spotlights staan, zie je steevast ongemak.

'Goede notulen geven exact aan wat er besproken is. Ze vormen een informatiebron, maar ook bewijsmateriaal.'
 Beeld Arno Bosma
'Goede notulen geven exact aan wat er besproken is. Ze vormen een informatiebron, maar ook bewijsmateriaal.'Beeld Arno Bosma

Probeer je voor te stellen hoe de ambtenaren van het departement Algemene Zaken zich dit jaar voelden, die ambtenaren die zich bekwaamden in de kunst van het notuleren, die zinnen aan het papier toevertrouwden als: ‘Door De Jonge en spreker is veel tijd en energie gestoken in het sensibiliseren van de heer Omtzigt, met overigens beperkt succes.’ Of: ‘De suggestie van de heer Omtzigt dat ambtenaren van het ministerie van Financiën incompetent zijn, is overigens bij spreker niet in goede aarde gevallen.’ Of, al is het laatste woord over het auteurschap van deze vier woorden niet gezegd: ‘positie Omtzigt, functie elders’.

Je kunt speculeren dat die zich net zo voelden als theaterassistenten die precies worden belicht op het moment dat Hamlet de woorden to be or not to be uitspreekt.

Ze mogen het nooit hebben geambieerd, ze stonden in 2021 in de schijnwerpers, de notulisten van politiek Den Haag. Dat politieke jaar 2021 laat zich ook omschrijven als het jaar van de notulisten. Tot drie maal toe bepaalden aantekeningen, verslagen en samenvattingen die niet voor een groot publiek waren bedoeld, de politieke actualiteit.

Eerst waren er die uitgetikte notities die vicepremier en toenmalig verkenner Kajsa Ollongren op die regenachtige donderochtend 25 maart in haar hand hield. Ze had net gehoord dat ze positief was getest op corona en was bij het verlaten van de vergaderruimte in de haast vergeten het papierwerk in haar tas te stoppen. De achterkant van een A4’tje werd bij toeval vastgelegd door een ANP-fotograaf, en daarop stond iets over de toekomst van Kamerlid Pieter Omzigt.

Geheim

Vervolgens waren er die notulen van de ministerraad uit 2019 die officieel tot 2039 geheim hadden moeten blijven, maar die bij hoge uitzondering al op 26 april 2021 openbaar werden gemaakt. RTL Nieuws had bericht dat het kabinet in 2019 had bekokstoofd de Kamer feiten over het toeslagenschandaal te onthouden. Ontsluiering der notulen diende om te laten zien dat er niets was ‘bekokstoofd’. Het was geen offer waarvoor in het kabinet meteen enthousiasme bestond: premier Rutte voorvoelde dat ‘iedereen van alles in die notulen gaat vinden’. Uiteindelijk werd toch besloten door de zure appel heen te bijten.

De slotakte van het notulenjaar 2021 was, kun je beweren, dat uitgeprinte document dat Gert-Jan Segers – ‘ik ben een mens en ik heb iets heel doms gedaan’ – in november in de trein liet liggen.

Wat kunnen we van al die nieuwsgebeurtenissen leren? Notuleerexpert Marjolein de Jong – neerlandicus, auteur van het handzame boekje Notuleren, zo doe je dat!, co-auteur van het lijvige standaardwerk Handboek notuleren en trainer van notulisten op de werkvloer – beantwoordt die vraag met de neutraliteit en de kernachtigheid die je notulisten toedicht: ‘Het laat zien dat notulen heel belangrijk zijn.’

Wat was de wereld geweest zonder notulisten? Over Socrates was minder lang nagepraat als er geen notulisten in zijn buurt waren geweest. Wie wil, kan Plato typeren als een notulist van Socrates die zijn eigen gedachten nog eens over die notulen liet gaan. De Perzische vorst Cyrus de Grote was nooit geëerd als aartsvader van de mensenrechten als notulisten zijn beroemde decreten 2500 jaar terug niet in een cilinder van gebakken klei hadden gebeiteld. Gepraat vergaat – van wat is toevertrouwd aan klei of papier, hebben mensen soms nog lang plezier. Het aantal namen van notulisten dat de geschiedenis inging, is omgekeerd evenredig aan het aantal zinnen van notulisten dat een stempel op die geschiedenis drukte.

Notulisten zijn nauwelijks minder oud dan het schrift zelf. Vandaag niet minder dan vroeger zijn ze producten van de cultuur waarin ze notuleren. In het bedrijfsleven wordt anders genotuleerd dan in de politiek. In notulen van motorclubs is het vocabulaire anders dan in die van zangverenigingen. Ooit werden notulen in klei gebeiteld, later werden ze met inkt op papier gezet en bij sommige bridge- en klaverjasverenigingen gebeurt dat nog steeds. Veruit de meeste Nederlandse notulisten van nu doen hun werk op laptops.

Bewijsmateriaal

Er zijn in Nederland tientallen soorten notuleercursussen beschikbaar, de belangrijkste les is steeds dezelfde. ‘Goede notulen’, zegt Marjolein de Jong, ‘geven exact aan wát er besproken is en wat er afgesproken is. Ze vormen een informatiebron, maar ook bewijsmateriaal.’ Notuleren is iets anders dan luisteren en opschrijven wat er gezegd wordt. Een goede notulist moet zo objectief mogelijk selecteren wat belangrijk is uit wat er gezegd wordt. Als een discussie in volle gang is en meerdere mensen snel na elkaar spreken, moet de notulist in een fractie van een seconde kunnen beslissen wat relevant is. Een klassieke valkuil voor notulisten is ‘meeschrijven met de sprekers’, zegt Marjolein de Jong, een andere is ‘niet goed voorbereid zijn’. Je kunt geen goede notulen maken als je niet in de materie zit.

Nog iets: goede notulisten maken goedlopende zinnen, die noteren nooit in telegramstijl.

Op 1 april werd Kajsa Ollongren door de Kamer ondervraagd over het puntsgewijze A4’tje waarop ‘positie Omzigt, functie elders’ stond. In haar antwoord schreef ze het auteurschap toe aan ambtenaren die het formatieproces ondersteunen: ‘Het stuk werd ons aangereikt voor de gesprekken die wij nog zouden voeren.’ Marjolein de Jong herkent in dat stuk niet de hand van notulisten, eerder aantekeningen van Ollongren zelf, mogelijk wel door anderen uitgetikt . Op 1 april zei Ollongren over het punt ‘positie Omzigt, functie elders’: ‘Het had er niet moeten staan, maar het stond er wel.’ Zeker is dat geen professionele notulist zoiets optikt als er geen spreker is die het zegt.

Over het auteurschap van frases als ‘het sensibiliseren van de heer Omtzigt’ of ‘het vraagstuk van activistische woordvoerders’ in de notulen die eind april werden geopenbaard, bestaat geen twijfel: dat zijn de ambtenaren van Algemene Zaken die elke week de geheime notulen van de ministerraad opmaken. Wie zijn die notulisten die veronderstelden hun werk buiten de openbaarheid te doen, maar die zinnen concipieerden die hun stempel drukten op de actualiteit van 2021?

Ze zijn met zijn zevenen, ze zijn bijna allemaal jong, tussen de 27 en 36 jaar. Ze staan onder supervisie van de secretaris van de ministerraad, sinds 2001 is dat Marianne Hordijk. Ze zijn tegelijk adjunct-raadadviseurs en adjunct-secretarissen. Ze hebben geen notuleercursussen gevolgd bij de LOI of de ICM of de Notuleeracademie, ze worden intern opgeleid, ze lopen mee met ervaren notulisten. Ze notuleren bij toerbeurt en wisselen elkaar tijdens de ministerraad af, behalve – conform het inzicht dat een notulist in de materie moet zitten – als het onderwerp zo complex is dat je er niet zomaar kunt ‘instappen’. Ze notuleren altijd met zijn tweeën. Dat is belangrijk, want je kunt zomaar iets verkeerd verstaan.

Over de akoestiek van ruimten kunnen beroepsnotulisten minstens zoveel vertellen als beroepsmuzikanten. Eind maart 2020 week de ministerraad van de Trêveszaal uit naar de grotere Rolzaal om makkelijker onderling anderhalve meter afstand te kunnen bewaren. Notuleren in de Rolzaal is een grotere uitdaging dan in de Trêveszaal, weten degenen die het doen.

Ambtenaren van alle ministeries kunnen op de functie van adjunct-raadadviseurs en adjunct-secretarissen solliciteren, en dat doen ze vaak. Het werk wordt niet alleen leuk gevonden, het heeft een hoge status. Op vergaderingen in amateurkringen wordt degene die moet notuleren weleens ‘de pineut’ genoemd, of ‘de corveeër’, op het Binnenhof is dat heel anders.

Bovenstaande kennis deed ik op aan de telefoon met Algemene Zaken. Ik sprak af dat ik alle informatie in mijn eigen woorden zou weergeven.

Aan notuleerexpert Marjolein de Jong leg ik wat fragmenten voor uit het geopenbaarde werk van de adjunct-raadadviseurs en adjunct-secretarissen, met de vraag waar je de invloed van de sprekers ziet en waar die van de notulisten. Het werkwoord ‘sensibiliseren’ was nooit in de notulen beland als het niet uit de mond van Wopke Hoekstra was gevloeid. Een adjectief als ‘hoekig’ evenmin, dat is geliefd bij bepaalde ministers. Kijk je echter naar de zin waarin dat woord voorkomt – ‘Geconstateerd zij dat de belastingdienst in enkele gevallen wat hoekig omgaat met de uitbetaling van en later eventueel terugvorderen van toeslagen’ – dan proef je een specifieke notulistencultuur. ‘Het is ambtelijk taalgebruik’, zegt Marjolein de Jong.

De volgende zin had elders, nu ja, frisser kunnen uitvallen, of korter, of er waren drie zinnen van gemaakt: ‘Minister Blok merkt in dit kader op dat de algemene toeslagensystematiek zoals deze thans wordt toegepast met zich meebrengt dat de overheid een financieel voorschot verleent aan personen aan wie je onder normale omstandigheden een dergelijk voorschot niet zou verstrekken, omdat duidelijk is dat een dergelijk voorschot niet kan worden terugbetaald.’

Machtsmisbruik

Een klassieke vraag is in hoeverre notulisten door de manier waarop ze formuleren macht kunnen uitoefenen. In de geschiedenis zijn er voorbeelden van dat verschijnsel. Neem wijlen de Servische leider Slobodan Milosevic. In zijn lange weg naar de top van de Communistische Partij van Joegoslavië bezat hij een voorliefde voor notuleren. Hoe vaker hij dat karwei op zich nam, hoe meer aanwezigen begon op te vallen dat besluiten in notulen precies zo werden geformuleerd als de notulist van pas kwam. In een eenpartijstaat waarin iedereen het officieel met elkaar eens was, bleek het bijzonder moeilijk dergelijk notulistengedrag aan de kaak te stellen.

Er is nauwelijks een ambacht te vinden dat zich niet leent voor machtsmisbruik, maar Marjolein de Jong heeft in Nederland geen voorbeelden gezien van ‘geheime notulistenmacht’. Notulen worden hier namelijk bijna altijd in de eerstvolgende vergadering besproken, wie het er niet mee eens is, kan zijn ongenoegen kenbaar maken. ‘De vergadergroep bepaalt vervolgens wat de juiste formulering is.’

Als het gaat om de geheime notulen van de ministerraad, wordt niet gewacht tot de volgende vergadering. Alle aanwezigen krijgen die notulen naderhand te lezen, waarna ze bezwaar kunnen maken tegen formuleringen en wijzigingen kunnen voorstellen. Dat het weinig gebeurt, kan komen door tijdgebrek van bewindslieden. Je kunt ook concluderen dat die adjunct-raadadviseurs en adjunct-secretarissen, al formuleren ze niet altijd ‘lekker’, hun werk doorgaans goed doen.

Eén ding staat buiten het kijf: aan het criterium ‘informatiebron, maar ook bewijsmateriaal’ voldeden hun notulen. Kijk naar wat die notulen deden voor Sigrid Kaag, die in columns nog weleens ten prooi wil vallen aan niet-beredeneerde afkeur en afkeer. Het A4’tje met het punt ‘positie Omzigt, functie elders’ leidde tot een Kamerdebat van een uurtje of tien waarin Kaag een motie van afkeuring tegen Rutte indiende. Nadat RTL had bericht dat de positie van Omzigt óók in de ministerraad was besproken, gingen niet zo Kaag-freundliche columnisten meteen los over haar schijnheiligheid.

Toen werden op 26 april die notulen openbaar. Daaruit bleek dat aardig wat bewindslieden, óók van D66, moeite hadden gehad met het gedrag van de heer Omzigt, maar Kaag nou net niet: ‘Minister Kaag laat weten minder moeite hebben met het verschijnsel dat leden van de coalitiefracties in de Tweede Kamer zich openlijk tegen het kabinet afzetten. Het is immers in een democratie een gezond teken dat er fel wordt gedebatteerd, ook door leden van de coalitiefracties.’

Alle mensen die ik voor dit stuk sprak, ook degenen die ik niet citeer, verzochten om inzage in de tekst nog voor ik die zelf had kunnen aanbieden. Als er één branche is waar ze hechten aan de manier waarop iets wordt geformuleerd en aan de juiste woordkeuze, dan die der notulisten. Ik vroeg notuleerexpert Marjolein de Jong waarom al die mensen mij zonder uitzondering vertelden dat ze dit werk zo leuk vinden. Haar antwoord: ‘Notuleren is leuk omdat je van alles hoort!’ Sinds dit jaar kan iedereen zich daar wat bij voorstellen.

Meer over