Nieuws

Almere wist volledige mailboxen van oud-burgemeester en -wethouders

De gemeente Almere heeft de volledige e-mailboxen van een onbekend aantal oud-bestuurders en topambtenaren gewist. Daarmee is hoogstwaarschijnlijk belangrijke informatie verloren gegaan, onder meer over een hoofdpijndossier als de Floriade.

Annemarie Jorritsma (VVD), die tussen 2003 en 2015 burgemeester van Almere was. Beeld Freek van den Bergh / de Volkskrant
Annemarie Jorritsma (VVD), die tussen 2003 en 2015 burgemeester van Almere was.Beeld Freek van den Bergh / de Volkskrant

Volgens Omroep Flevoland betreft het in ieder geval de mailboxen van oud-burgemeester Annemarie Jorritsma, de huidige wethouder Julius Lindenbergh, twee oud-wethouders en een oud-gemeentesecretaris. Het zou daarbij gaan om de periode van 2006 tot 2019.

Raadslid Toon van Dijk (PVV) noemt de kwestie ‘zeer ernstig’. Hij vreest dat nu bijvoorbeeld niet goed te reconstrueren valt hoe de Floriade vele tientallen miljoenen euro’s duurder kon uitvallen dan begroot. ‘Zonder mails van de verantwoordelijke wethouders en ambtenaren wordt dat een stuk lastiger.’ De Floriade zal in 2022 in Almere plaatsvinden.

Ook vindt Van Dijk het onbegrijpelijk dat de gemeenteraad nooit geïnformeerd is over het wissen van de mailboxen, hoewel het college van burgemeesters en wethouders er al zeker een jaar van op de hoogte moet zijn geweest. Hij heeft voor donderdag een debat aangevraagd, waar burgemeester Franc Weerwind, die ict in zijn portefeuille heeft, zich zal moeten verantwoorden.

Archiefwet

‘Dit is heel kwalijk’, zegt ook Charles Jeurgens, hoogleraar archiefwetenschap aan de Universiteit van Amsterdam. ‘Het is alsof je een kast weggooit zonder dat je de inhoud kent.’ Volgens Jeurgens overtreedt de gemeente Almere de Archiefwet, die stelt dat overheidsorganisaties belangrijke documenten moeten bewaren. ‘Gebeurt dat niet, dan kunnen burgers in problemen komen. Zo kunnen er belangrijke afspraken zijn vastgelegd in de verwijderde mails.’

Dat er belangrijke mailboxen verdwenen waren, kwam aan het licht toen Omroep Flevoland onlangs een beroep deed op de Wet openbaarheid van bestuur (Wob), waarbij de omroep documenten en e-mailberichten opvroeg over ict-problemen bij de gemeente. De gemeente Almere antwoordde daarop ‘dat de mailboxen van de betreffende oud-afdelingsmanagers en oud-bestuurders enkele maanden na hun vertrek zijn verwijderd en niet meer via een back-up konden worden achterhaald’. Almere Deze Week, een lokale krant, overkwam hetzelfde, toen de krant e-mails opvroeg van wethouders met de Floriade in hun portefeuille.

Het college van burgemeesters en wethouders van Almere schreef op 9 maart in een brief aan de gemeenteraad dat de mailboxen van onder meer de leden van de gemeenteraad, het college, de gemeentesecretaris en de raadsgriffier ‘permanent bewaard’ moeten worden, maar dat dat niet altijd gebeurd is. ‘Eerder veiliggestelde mailboxen’, schreef het college, zijn ‘niet meer bereikbaar’. Om welke mailboxen het gaat, blijft daarbij onduidelijk.

Kosten

Omroep Flevoland publiceerde woensdag documenten die suggereren dat de gemeente er bewust voor gekozen heeft de mailboxen niet te archiveren. In juni 2020 schreef een medewerker van ict-bedrijf Fujitsu in een e-mail dat daar geen mailboxen van oud-bestuurders opgeslagen zijn. ‘Dit is een besluit uit het verleden waarbij er gekozen is om niet te archiveren. Er zitten namelijk kosten aan verbonden.’

De gemeente Almere wil voor de raadsvergadering van donderdag geen vragen van de Volkskrant beantwoorden. In de eerder genoemde brief aan de gemeenteraad schreef het college dat momenteel onderzoek wordt gedaan naar ‘de exacte omvang van de niet-toegankelijke mailboxen’. Halverwege 2020 nam de gemeente al maatregelen om herhaling te voorkomen.

Volgens hoogleraar Jeurgens komt het ‘veel vaker’ voor dat e-mails van bestuurders verdwijnen. Hij noemt onder meer een kwestie in Zevenaar, waar mails van de burgemeester gewist werden nadat onderzoeksjournalisten een beroep hadden gedaan op de Wob. Opzet is niet altijd uit te sluiten, zegt Jeurgens. En soms gaat het om onachtzaamheid bij het invoeren van nieuwe systemen. ‘Het probleem is altijd dat archivering niet serieus wordt genomen. Dat baart mij zorgen.’

Meer over