Column

'Alle managers eruit!'

Menig (ICT)bureau zal ermee instemmen dat besluitvorming tijdens een project vaak omslachtig verloopt en leidt tot onnodig lange processen. De oorzaak: managers. De oplossing: alle managers eruit. Oscar van Veen van internetbureau Mangrove legt uit waarom een platgeslagen organisatie werkt en hoe een effectief proces is geboren.

null Beeld

'Eigenlijk wisten we wel dat het een valkuil was, toch probeerden we het een aantal jaar geleden: de langst zittende, senior developer werd 'development manager', de beste interaction designer 'Hoofd afdeling Creatie' en ga zo maar door. En zo hadden we in no time een complete extra management laag gecreëerd die we er ook met dezelfde vaart weer uit sneden toen bleek dat een valkuil niet voor niets een valkuil is. Het feit dat de directie van Mangrove wordt gevormd door drie zeer capabele bedrijfskundigen, wil blijkbaar nog niet zeggen dat we niet de managementfouten maken waar hele boekenplanken over vol geschreven zijn.'

Billen bloot
'Maar hoe dan wel? Uitzoomen. Geholpen door de vreemde en dwingende ogen van een externe expert op dit vlak, hebben we onze core-proces eens even goed onder de loep genomen. Met de billen bloot op zoek naar antwoord op de vragen: 'Hoe maken wij al die prachtige web, mobile, social and search mogelijkheden voor onze gerenomeerde klanten' en 'Hoe kan dat nóg beter?'.'

'Bekend is de traditionele 'waterfall' methode, waarbij je zoveel tegelijk moet doen. Dat je eigenlijk vanaf de start al weet dat je de deadline niet gaat halen, veel meer doet dan in eerste instantie afgesproken en dat het geheel qua kosten gierend uit de klauwen loopt. Over time, scope en budget dus. Een manier met nadelen voor de klant (die gek genoeg toch het allerliefste op tijd en voor het afgesproken bedrag zijn product krijgt), maar ook voor ons.'

'Dat moest dus anders. En dat gaat nu anders. Bij de methode Scrum draait alles om Sprints. Korte periodes van een week of twee waarbij je niet van tevoren alles tot op detail dicht gaat timmeren, maar met een klein team een punt aan de horizon bepaalt, in grote lijnen op papier zet wat je wil en dan snel van start gaat. Mogelijke beren op de weg probeer je niet van tevoren in kaart te brengen, maar hobbels neem je pas als je ze tegenkomt.'

Samen knallen
'Een Sprint is 'twee weken samen knallen'. Samen. Bureau én opdrachtgever. Zonder onnodige vertraging. Zie het als een rondje samen hardlopen. Je moet samen een aantal keuzes maken. Waar gaan we heen, waar gaan we langs en hoe snel gaan we ongeveer? Als je op iedere T-splitsing met z'n allen stil gaat staan om in groepsverband te bespreken of links danwel rechts de betere route is, dan kun je er donder op zeggen dat je niet de beste tijd neerzet en de spirit van het team ook een beetje verloren gaat.'

'Je bepaalt bij een Sprint van tevoren wie bij de klant waarover keuzes moet gaan maken. Nooit meer te hoeven wachten dus tot dat ene directielid terugkomt van zijn vakantie in China, zodat hij zijn plasje over de grootte van het logo kan doen. De juiste mensen op het juiste moment dus.'

Plank misslaan
'En daar zit 'm decrux, want dat geldt ook voor het Mangrove team. Met de klant hebben we het niet meer over waar op de website een plaatje moet staan, maar over doelstellingen, verwachtingen en gewenst resultaat. Dus niet meer: 'Wat kost bij jullie een forum? Bouw dat voor ons.' Maar: 'Ik ben trainer en ik wil graag snel feedback kunnen krijgen over de workshops die ik geef, zodat ik de kwaliteit kan verbeteren.' Vervolgens bepaalt de Mangrove specialist of het handig is om iets zelf te bouwen, of bijvoorbeeld een LinkedIn usergroup op te zetten met daarin een Forum. Of zelfs een heel andere oplossing en helemaal geen Forum, zoals de klant (met zijn beperkte internetkennis) zelf had bedacht.'

'En dan nog iets opmerkelijks: ik mag de klant dan wel voorzichtig beperkte online kennis toebedelen, ook wij zitten er, met een kleine 50 'vakidioten' binnen Mangrove wel eens naast. Of eigenlijk: we zitten er samen met de klant altijd wel een beetje naast. Hoe goed we het als team ook bedenken, (de opdrachtgever met alle inhoudelijke kennis op haar vakgebied, en wij op online gebied), in de praktijk gaat het altijd net even anders zodra hetgeen we hebben bedacht en gemaakt online gaat.'

Effectief
'Juist de belangrijkste speler in het traject, de eindgebruiker, wordt gedurende de twee Sprint-weken direct bij het ontwikkelproces betrokken. En in de volgende Sprint kunnen we dan gelijk doorgaan op wat voor die eindgebruiker in de praktijk belangrijk is en wat voor hem wel en niet werkt. Niet pas op het laatst na maanden, nadat alles wat die slimme koppen van de opdrachtgever en wij van Mangrove bij elkaar bedacht, gepland, geschoven, geëvalueerd, en gemanaged hebben.'

'Fun driven-development noemen wij het. Samen met de opdrachtgever knallen en resultaat boeken. Sturen op doelstellingen en gewenst resultaat, korte ontwikkelrondes, inhoudelijke verantwoordelijkheden bij de specialisten, de eindgebruiker die snel bij het ontwikkelproces wordt betrokken en de opdrachtgever die keer op keer in zijn eigen organisatie resultaat kan laten zien: You gotta love this game! At least we do @Mangrove. En ik kan rustig zeggen dat de manager in mij werkeloos is geworden.'

Oscar van Veen, managing partner/eigenaar Mangrove

Mangrove is een fullservice internetbureau dat werkt met interdisciplinaire teams.

Lees ook:
'Direct een vast contract aanbieden werkt'

'Maak gebruik van het toeval'

Meer over